quarta-feira, 9 de março de 2011

Novo Office exige que todos os usuários estejam preparados

Mesmo quem não planeja migrar da sua atual versão do Offi ce para o novo pacote de softwares para escritório da Microsoft terá que aprender a lidar com chamado Office System 2007. Isso porque muitas pessoas que já trabalham com o novo pacote podem enviar arquivos com o formato .XML. E, se sua empresa estiver prestes a partir para a edição 2007, então será preciso migrar também os arquivos e confi gurações do pacote 2003, o que pode ser fácil, difícil ou impossível (há a possibilidade de haver perdas).
PREPARE SEUS APLICATIVOS DO 2003
Usuários constantes do site de atualização da Microsoft provavelmente já fizeram o download e instalaram o Office Compatibility Pack para os formatos do Word, Excel e PowerPoint 2007.
O pacote permite que as pessoas que usam versões antigas do Office possam abrir, trabalhar e salvar arquivos no formato XML do Sistema Office 2007, .DOCX (Word), .XLSX (Excel) e .PPTX (PowerPoint).
FAÇA A TRANSIÇÃO PARA O 2007
Antes de iniciar o upgrade para o novo Office, faça backup dos dados, incluindo modelos personalizados, formas e macros. Depois, insira o disco Office 2007. Na tela Installation You Want (Instalação Desejada ) vá em Upgrade Earlier Versions (Atualizar Versões Anteriores) e selecione Remove All Previous Versions (Remover Todas as Versões Anteriores), se quiser apagar seus aplicativos do 2003, enquanto mantém configurações como os dicionários personalizados do Word, listas personalizadas do Excel e arquivos .PST do Outlook.
A opção Keep All Previous Versions (Manter Todas as Edições Anteriores) faz exatamente isso, com exceção do Outlook (só é permitido ter uma versão do programa no sistema). Para continuar com o Outlook 2003, clique na aba Installations Options (Opções de Instalação) e ajuste o Microsoft Office Outlook para Not available (Não Disponível).
Para instalar o Outlook 2007 no lugar do 2003, selecione Remove Only the Following Applications (Remover Somente os Aplicativos Abaixo) e depois assinale o indicador Microsoft Office Outlook.
COMPARTILHAMENTO À PROVA DE FALHAS
As versões 2007 do Word, Excel e PowerPoint podem ler os arquivos de dados de quase todos seus ancestrais e podem salvar velhos arquivos nos novos formatos XML. Para tal, abra o arquivo antigo, clique no botão Office, vá em Convert (Converter) e clique em OK.
Um novo arquivo vai substituir o antigo. Para criar uma versão XML enquanto mantém o velho documento, clique em Save As (Salvar Como) e escolha o tipo apropriado de arquivo XML. Talvez seja preciso fechar o documento (ou o Office 2007) para finalizar. Perceba que alguns elementos podem mudar de tamanho ou se deslocar na versão convertida do documento.
É possível salvar arquivos do Offi ce 2007 no Office 97 através dos formatos do 2003. No Word 2007, por exemplo, clique no botão Office e vá em Save As/Word 97-2003 Document (Salvar como/Documento Word 97-2003). Todos os atributos específi cos do Office 2007 serão desativados ou ocultados nesses arquivos. Para ter mais detalhes, clique no botão Office e selecione Prepare/Run Compatibility Checker (Preparar/Executar Verificador de Compatibilidade).
É possível evitar problemas de compartilhamento ao ajustar o Word, Excel e/ou PowerPoint 2007 para usar os velhos formatos por padrão. No Excel 2007, clique no botão Office, vá em Excel Options (Opções do Excel), selecione Save (Salvar), à esquerda, e em Save files in this format (Salvar Arquivos Neste Formato) e escolha Excel 97-2003 Workbook (Pasta de Trabalho Excel 97-2003).

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