Localizar, Editar, Ocultar ou Excluir Dados Duplicados Em Uma Única Tabela

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Parte 2

MOSTRAR REGISTROS DISTINTOS ESPECIFICANDO QUAL DUPLICATA APARECERÁ NOS RESULTADOS
Quando existem registros duplicados, talvez você queira ver somente valores distintos — um registro de cada conjunto de duplicatas. Para consultar um registro duplicado específico, use um tipo de consulta conhecido como consulta de totais. Quando você adiciona campos a uma consulta de totais, a consulta trata cada campo como um grupo, o que permite executar um tipo de função, conhecido como função agregada, nos dados de um grupo. Essas funções, por sua vez, podem retornar um registro de um conjunto de duplicatas.

Há várias maneiras de usar uma consulta de totais e uma função agregada com esses dados:
· Use a função Primeiro para mostrar somente o primeiro registro inserido.
· Use a função Último para mostrar somente o último registro inserido.
· Use a função Máx ou a função Mín para mostrar somente o registro com o menor ou o maior valor em um campo específico. Por exemplo, você poderia mostrar o registro com a data mais recente usando a função Máxou o registro com a data mais antiga usando a função Mín.
OBSERVAÇÃO:   Não é possível editar os dados retornados por esse tipo de consulta. Para editar ou excluir dados, abra a tabela de base no modo Folha de Dados.
As etapas desta seção explicam como criar uma consulta para localizar o registro original, o mais recente ou o mais antigo. Essas etapas usam a tabela Funcionários.

SOBRENOME	NOME	ENDEREÇO	CIDADE	DATA DE NASCIMENTO	DATA DE CONTRATAÇÃO
Barnhill	Josh	1 Main St.	Nova York	05-fev-1968	10-jun-1994
Heloo	Waleed	52 1st St.	Boston	22-mai-1957	22-nov-1996
Guido	Pica	3122 75th Ave. S.W.	Seattle	11-nov-1960	11-mar-2000
Bagel	Jean Philippe	1 Contoso Blvd.	Londres	22-mar-1964	22-jun-1998
Price	Julian	Calle Smith 2	Cidade do México	05-jun-1972	05-jan-2002
Hughes	Christine	3122 75th St. S.	Seattle	23-jan-1970	23-abr-1999
Riley	Steve	67 Big St.	Tampa	14-abr-1964	14-out-2004
Birkby	Dana	2 Nosey Pkwy	Portland	29-out-1959	29-mar-1997
Bagel	Jean Philippe	1 Contoso Blvd.	Londres	22-mar-1964	20-jun-1998

Usar uma consulta de totais
1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.
2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes na tabela que contém os dados duplicados e clique em Fechar.
Essa tabela aparecerá na seção superior do criador de consultas.
3. Adicione somente o campo ou os campos que contêm os dados duplicados. Você pode clicar duas vezes em um campo ou arrastá-lo da janela da tabela para a linha Campo da grade de design.
Se estiver usando a tabela de exemplo Funcionários, adicione os campos Sobrenome, Nome e Data de Nascimento, pois são esses campos que determinam a duplicação.
4. Adicione o campo que especifica os critérios de seleção.
Na tabela de exemplo Funcionários, você adiciona o campo Data de Contratação, pois esse campo contém dois valores diferentes para o funcionário.
OBSERVAÇÃO:   Não adicione mais campos à grade. Uma consulta de totais deve incluir somente o campo ou os campos que contêm dados duplicados e mais um campo contendo os dados que serão usados no teste.
5. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais. A linhaTotal aparecerá na grade de design e Agrupar Por aparecerá nas colunas que contêm o campo da tabela.
6. Deixe a linha Total de todos os campos definida como Agrupar por e clique em Executar para executar a consulta e mostrar os resultados no modo Folha de Dados. Se você usou os dados da tabela acima, a consulta retornará "Jean Philippe Bagel" duas vezes, pois seus registros duplicados têm datas de contratação diferentes.
7. Volte para o modo Design e especifique uma condição para selecionar um registro de cada conjunto de duplicatas. Se estiver usando os dados de exemplo, altere o valor da coluna Data de Contratação na linha Total da seguinte maneira:
· Para exibir o registro original, altere o valor para Primeiro.
· Para exibir o registro inserido mais recentemente, altere o valor para Último.
· Se desejar que o registro seja escolhido com base no valor de um campo específico, você terá que usar as funções Máx ou Mín. Neste exemplo, você deseja exibir o registro com data de contratação mais antiga. Para fazer isso, altere o valor para Mín.
8. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no modo Folha de dados.

USAR FUNÇÕES AGREGADAS (CONTAR, SOMA, MÉDIA) EM REGISTROS DUPLICADOS
Além do retorno de um registro específico de um grupo de duplicatas, as funções agregadas também podem ser usadas para contar o número de registros duplicados ou para resumir os dados de um conjunto de duplicatas. Normalmente, essas funções são executadas antes de qualquer iniciativa de consolidação ou exclusão dos dados duplicados.
Essas tarefas são realizadas criando uma consulta de totais que usa funções agregadas, como Contar, Soma ou Média, para resumir os dados duplicados em uma tabela.
OBSERVAÇÃO:   Não é possível editar os valores dos campos ou excluir registros quando uma consulta de totais está sendo exibida no modo Folha de Dados. Para editar ou excluir dados, abra a tabela de dados no modo Folha de Dados.
As etapas desta seção usam a tabela Quantia Devida.

NOME DA EMPRESA	NOME DO CONTATO	ENDEREÇO	CIDADE	CEP	TELEFONE	QUANTIA DEVIDA
Baldwin Museum of Science	Josh Barnhill	1 Main St.	Nova York	12345	(505) 555-2122	R$ 556,78
Blue Yonder Airlines	Waleed Heloo	52 1st St.	Boston	23456	(104) 555-2123	R$ 1.893,24
Coho Winery	Pica Guido	3122 75th Ave. S.W.	Seattle	34567	(206) 555-2124	R$ 321,79
Contoso Pharmaceuticals	Jean Philippe Bagel	1 Contoso Blvd.	Londres	NS1 EW2	(171) 555-2125	£ 457,68
Fourth Coffee	Julian Price	Calle Smith 2	Cidade do México	56789	(7) 555-2126	R$ 98,75
Coho Winery	Christine Hughes	3122 75th St. S.	Seattle	34567	(206) 555-2125	R$ 321,79
Humongous Insurance	Steve Riley	67 Big St.	Tampa	01234	(916) 555-2128	R$ 297,45
Trey Research	Dana Birkby	2 Nosey Pkwy	Portland	43210	(503) 555-2129	R$ 509,09
Fourth Coffee	Reshma Patel	2 Calle Smith	Cidade do México	56789	(7) 555-2233	R$ 98,75

Criar uma consulta de totais
1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.
2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes na tabela que deseja usar na consulta, ou clique em Adicionar e, em seguida, clique emFechar para fechar a caixa de diálogo. Se estiver usando os dados de exemplo, adicione a tabela Quantia Devida à consulta.
3. Adicione os campos que contêm dados duplicados.
Se estiver usando a tabela Quantia Devida, adicione os campos Nome da Empresa e Cidade, pois são esses campos que determinam a duplicação.
4. Adicione o campo que fornece os critérios de seleção. Se estiver usando a tabela Quantia Devida, adicione o campo Quantia Devida.
5. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais. A linhaTotal aparecerá na grade de design e Agrupar Por aparecerá nessa linha para cada campo.
6. Dependendo de suas necessidades, adote um destes procedimentos:
· Para contar o número de registros, selecione o campo que contém os valores que serão contados e altere o valor referente a esse campo na linha Total para Contar. Se estiver usando os dados de exemplo, defina o valor do campo Quantia Devida como Contar.
· Para calcular a quantia total, defina o valor do campo como Soma
OBSERVAÇÃO:   Uma consulta de totais só pode exibir informações resumidas. Não é possível exibir os valores individuais.

7. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no modo Folha de dados.

USAR UMA CONSULTA EXCLUSÃO PARA EXCLUIR REGISTROS DUPLICADOS

Depois de confirmar que uma tabela contém registros duplicados, você pode excluir os dados desnecessários criando e executando uma consulta exclusão. Normalmente, o processo de criação e execução de uma consulta exclusão segue estes passos gerais:

· Planejar a exclusão. Como parte do processo, determine se os dados que você deseja excluir estão relacionados aos dados de outra tabela. Em caso afirmativo, você terá que determinar se os dados residem no lado "um" ou no lado "muitos" de uma relação um-para-muitos. Se os dados residirem no lado "um", você terá que habilitar uma propriedade da relação antes de poder excluir dados. Se os dados residirem no lado "muitos", a consulta poderá ser criada e executada sem que qualquer ação adicional seja necessária. A ferramenta Relações pode ser usada para investigar as relações existentes em um banco de dados. Para iniciar a ferramenta Relações, na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.
· Crie uma consulta, como uma consulta seleção ou de valores exclusivos, e adicione ou altere quaisquer critérios até que a consulta retorne somente os dados que você deseja excluir.
· Converta essa consulta em uma consulta exclusão e execute-a para excluir os dados desnecessários.
IMPORTANTE Não é possível desfazer os resultados de uma consulta exclusão. Por esse motivo, é recomendável fazer um backup do banco de dados antes de executá-la.
As etapas a seguir explicam como criar uma consulta seleção, convertê-la em uma consulta exclusão e executá-la para excluir registros.

Criar uma consulta seleção
1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.
O criador de consultas será aberto e a caixa de diálogo Mostrar Tabela aparecerá.
2. Selecione a tabela no lado "um" da relação, clique em Adicionar e em Fechar.
A tabela aparecerá como uma janela na seção superior da grade de design da consulta. A janela lista todos os campos da tabela. Esta figura mostra uma tabela típica no criador de consultas.

Criador de Consultas

3. Clique duas vezes no asterisco (*) para adicionar todos os campos da tabela na grade de design.
A adição de todos os campos da tabela permite que a consulta exclusão exclua registros inteiros (linhas) da tabela.
4. Opcionalmente, adicione uma coluna que permita a inserção de critérios.
Por exemplo, suponha que um cliente encerre suas atividades e você precise excluir todos os pedidos pendentes desse cliente. Para localizar somente esses registros, adicione os campos Código do Cliente e Data do Pedido à grade de design.
5. Se você seguiu a etapa anterior, insira os critérios na linha Critérios da grade de design.
Use os critérios para retornar somente os registros que você deseja excluir. Caso contrário, a consulta exclusão excluirá todos os registros da tabela. Continuando o exemplo da etapa anterior, insira o número do código do cliente que encerrou suas atividades e a data em que os pedidos desse cliente tornaram-se inválidos.
6. Se você seguiu a etapa anterior, desmarque a caixa de seleção Mostrarde cada campo de critérios.
7. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.
Verifique se a consulta retorna os registros que você deseja excluir.
8. Mantendo a consulta aberta e vá para as próximas etapas.

Converter a consulta seleção em uma consulta exclusão e executá-la para excluir dados
1. Clique em Modo Design para alternar da folha de dados para o criador de consultas.
2. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Excluir.
O Access altera a consulta seleção para uma consulta exclusão, oculta a linhaMostrar na seção inferior da grade de design e adiciona a linha Excluir.
Verifique se a linha Excluir na coluna * (todos os campos) exibe De. A palavraOnde deverá aparecer nas colunas de critérios.
3. Certifique-se de que deseja excluir os dados e clique em Executar para executar a consulta e ver os resultados no modo Folha de dados.
O Access solicita que você confirme a exclusão.
Clique em Sim para excluir os dados.
Ocultar a mensagem de confirmação
Siga estas etapas se não quiser ver uma mensagem de confirmação cada vez que uma consulta exclusão ou outra consulta ação for executada.
· Clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em Opções do Access.
A caixa de diálogo Opções de Acesso é exibida.
· Clique em Avançado e na seção Edição, em Confirmar, desmarque a caixa de seleção Consultas ação.
· Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Access.
IMPEDIR QUE OS USUÁRIOS INSIRAM VALORES DUPLICADOS
Você pode impedir que os usuários insiram dados duplicados impondo várias regras:
· Definir um campo que deverá conter somente valores exclusivos. Para implementar esta regra, siga um destes procedimentos:
· Designe o campo como uma chave primária. Isso só pode ser feito se a tabela ainda não tiver uma chave primária. Para definir um campo como uma chave primária, abra a tabela no modo Design, clique com o botão direito do mouse no nome do campo e clique em Chave Primária. Um campo de chave primária aceita somente valores exclusivos e emite um alerta quando o usuário tenta digitar um valor duplicado.
· Se a tabela já tiver uma chave primária, defina a propriedade Indexadode um campo como Sim (Duplicação Não Autorizada) no modo Design. Essa propriedade impede que o campo aceite o mesmo valor em mais de um registro. Lembre-se de que em alguns casos, como os campos que contêm informações sobre nomes ou cidades, é necessário aceitar duplicatas.
· Especificar que uma combinação de valores em dois ou mais campos deverá ser exclusiva para cada registro. Por exemplo, suponha que você tenha uma tabela de dados sobre contatos. É possível designar uma combinação de campos, como Nome do Contato, Endereço e Cidade, como a chave primária da tabela.
Essa abordagem funciona porque é altamente improvável que dois contatos com o mesmo nome também compartilhem o mesmo endereço e a mesma cidade.

Para criar uma chave primária de vários campos, siga estas etapas:
1. Abra a tabela no modo Design.
2. Clique no seletor de linha à esquerda do primeiro campo para selecionar toda a linha.
3. Mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto clica no seletor de linha de outros campos que deseja incluir na chave primária.
4. Clique com o botão direito do mouse e clique em Chave Primária no menu de atalho.
Esta etapa define a propriedade Indexado de cada campo da chave primária como Sim (Duplicação Autorizada) para que, por exemplo, você possa digitar o mesmo nome, endereço ou cidade, em vários registros, mas não possa digitar uma combinação idêntica de nome, endereço e cidade em mais de um registro. Por exemplo, você pode ter dois contatos chamados Jean Phillipe Bagel, cujo endereço é 2345 Main Street, mas ambos não podem morar em Londres.

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